Är din deadline på liv och död?

Ursprungligen hade ordet deadline faktiskt med död att göra. Det blev känt via ett fängelse i Andersonville, Georgia under amerikanska inbördeskriget i mitten av 1800-talet. Ordet beskrev det räcke som löpte som en linje sex meter innanför och parallellt med stängslet runt byggnaden. För att förhindra flyktförsök, sköts den fånge som klev över räcket omedelbart och utan frågor. Bokstavligt talat en deadline alltså.
I dag behöver vi lyckligtvis inte oroa oss för att få en kula i kroppen om vi missar en deadline. Å andra sidan har vi kanske blivit lite väl respektlösa inför vad en deadline faktiskt representerar.

En deadline är en överenskommelse

Rent konkret är en deadline bara ett datum. En dag när en fördefinierad uppgift ska vara färdig. Men en deadline är mer än så. I själva verket är det en överenskommelse mellan två eller flera människor. Ni har delat upp arbetet och gemensamt kommit överens om när varje person ska ha utfört sin uppgift.
Med andra ord, när du inte håller din deadline så brister du i respekt för dina kollegor. För ert avtal. Särskilt om du bara låter det ske utan att kommunicera med de andra. För det är ju inte dagen innan deadline du inser att du inte kommer att hinna. Det har du varit medveten om ett bra tag.

Respektera dina kollegor

Så även om du inte riskerar ett skott i nacken, blir det trots allt konsekvenser. Bygger du ett hus finns det en deadline för när väggarna ska vara uppe. Helt enkelt för att de som bygger taket ska veta när det är dags för dem att börja. Så att de kan planera sin tid och resurser utifrån det. Är inte väggarna uppe i tid får det konsekvenser för takläggarna och sedan fortplantar de sig genom hela processen.
Deadlines är inte på liv och död. Men kanske borde de behandlas som om de vore det.

Skaffa en gemensam bild

Första steget mot hållbara deadlines är alltså att börja respektera dem. Att bli medveten om att det inte bara handlar om dig, utan om andras möjligheter att kunna utföra sitt arbete.
En god idé är att ni börjar prata om vad ni menar med deadlines. Det finns en viss risk att ni har olika uppfattning om vad det är. För dig betyder det kanske att du verkligen ska försöka hinna till dess. För andra är det en linje som inte får överträdas. Genom att diskutera det och involvera alla inblandade i samtalet skapar ni en gemensam uppfattning om vad en deadline är och hur viktigt det är att respektera den.

Sätt tydliga deadlines

Andra steget är att sätta upp tydliga deadlines. Många gånger sätts en deadline helt slumpmässigt och på rutin. Ni säger att projektet ska vara färdigt ”innan sommaren”. Men vad är det som styr att ni valde det som deadline? Är det för att projektet kan vara klart då? Eller för att det behöver vara klart innan dess? Många har en tendens att sätta deadlines utifrån sina egna behov snarare än utifrån vad projektet faktiskt kräver.
Och när är ”innan sommaren” egentligen? Är det den 31 maj? Den 30 juni? Innan semestern? Att sätta upp en så diffus deadline gör det i det närmaste omöjligt att planera. Dessutom är risken stor att ni alla har olika uppfattning om vad som gäller.
Överhuvudtaget är det en god idé att reflektera över vilka deadlines du sätter och varför. Det känns kanske logiskt att säga att något ska vara färdigt den 31 december. För då börjar det nya året och projektet måste ju vara avlutat innan dess. Men det är ingen deadline, det är bara ett datum. Den riktiga deadlinen inträffar långt innan dess. För det är nyår, mellandagar, julafton, julstress, skolavslutning, lucia…
Så projektet kanske ska vara klart senast den 31 december. Men projektets deadline är den 30 november.

Om du behöver hjälp att arbeta effektivare med mål och deadlines, bara hör av dig så hittar vi en tid. Du kan ringa mig i slutet på nästa vecka. Eller kanske snarare klockan 11 på torsdag. Så vet du att det blir gjort. Och jag vet med säkerhet när du hör av dig!